Muchas son las dudas de nuestros clientes a la hora de saber si documentos expedidos en alguno de los Estados Miembros de la Unión Europea hay que apostillar o no.
Esa cuestión es muy interesante, porque no hace mucho surgió un cambio legislativo al respecto
¿Qué es la Apostilla de la Haya?
La apostilla de La Haya es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad. Fue introducido como método alternativo a la legalización por el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.
Si un país forma parte de los países que han firmado el Convenio de La Haya, el proceso de legalización se realiza de manera mucho más fácil mediante solo un sello (la apostilla de La Haya).
Apostilla en los documentos comunitarios
En febrero de 2019 entró en vigor el Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo Europeo de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea.
El objeto del Reglamento es reducir los trámites burocráticos y los costes para los ciudadanos cuando presentan a las autoridades de uno de los Estados Miembros de la Unión Europea un documento público expedido por las autoridades de otro Estado Miembro. El Reglamento abarca los documentos públicos, incluidos documentos administrativos, actas notariales, sentencias y documentos consulares en determinados ámbitos.
Los ámbitos que contempla el Reglamento son los siguientes: el nacimiento; la defunción; el nombre; el matrimonio, y el estado civil; el divorcio; la unión de hecho registrada, la filiación, incluida la adopción; el domicilio o la residencia; la nacionalidad; la ausencia de antecedentes penales.
Por lo tanto, desde la entrada en vigor del Reglamento, y en los ámbitos que abarca, cuando un ciudadano presenta a las autoridades de un Estado Miembro de la Unión Europea un documento público expedido por las autoridades del otro Estado Miembro, las autoridades que lo reciben no pueden exigir que el documento lleve una apostilla.
La finalidad del Reglamento es facilitar la vida a sus ciudadanos residentes en otros países UE, descargándoles de burocracia por lo que la Administración Pública debe facilitar este tipo de información a los Interesados en cualquier procedimiento que necesite la presentación de documentos expedidos por Estados Miembros.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que se trata de una ley todavía novedosa, por lo que es habitual que determinadas Administraciones Públicas todavía desconocen esta normativa.
Y respecto a la traducción, ¿es necesaria?
El Estado Miembro de la UE donde se presente el documento público no puede exigir una traducción si dicho documento público está en una de las lenguas oficiales de ese Estado Miembro o en una lengua no oficial que ese Estado Miembro pueda aceptar.
Tampoco se puede exigirse una traducción si el documento público va acompañado de un impreso estándar multilingüe. Esto será posible siempre que la autoridad a la que se presente el documento público considere que la información incluida en el impreso es suficiente para tramitar el documento.